мазмуну
Берилиштер базасы (МБ) жөнүндө сөз болгондо, биринчи кезекте, албетте, SQL, Oracle, 1C, же жок дегенде Access сыяктуу ар кандай ызы-чуу сөздөрү эске келет. Албетте, бул өтө күчтүү (жана көпчүлүк бөлүгү үчүн кымбат) программалар, алар көп маалыматтар менен чоң жана татаал компаниянын ишин автоматташтыра алат. Кыйынчылык - кээде мындай күчтүн кереги жок. Сиздин бизнес чакан жана салыштырмалуу жөнөкөй бизнес-процесстери менен болушу мүмкүн, бирок сиз аны автоматташтыргыңыз келет. Ал эми чакан компаниялар үчүн бул көбүнчө аман калуу маселеси.
Баштоо үчүн, келгиле, TOR түзөлү. Көпчүлүк учурларда, бухгалтердик эсепке алуу үчүн маалымат базасы, мисалы, классикалык сатуу жөндөмдүү болушу керек:
- кармоо таблицаларда товарлар (баалар), аяктаган транзакциялар жана кардарлар жөнүндө маалымат жана бул таблицаларды бири-бири менен байланыштырыңыз
- жайлуу болсун киргизүү формалары маалыматтар (ылдый түшүүчү тизмелер менен ж.б.)
- кээ бир маалыматтарды автоматтык түрдө толтуруу басылган формалар (төлөмдөр, эсептер ж.б.)
- зарыл чыгарат отчеттор башкаруучунун көз карашы боюнча бүткүл бизнес-процессти көзөмөлдөө
Microsoft Excel мунун баарын бир аз аракет менен чече алат. Муну ишке ашырууга аракет кылалы.
Кадам 1. Таблицалар түрүндөгү баштапкы маалыматтар
Биз продуктылар, сатуулар жана кардарлар тууралуу маалыматты үч таблицада сактайбыз (бир эле баракта же башкада – баары бир). Келечекте бул жөнүндө ойлонбоо үчүн аларды автоматтык өлчөмдөгү "акылдуу үстөлгө" айландыруу принципиалдуу мааниге ээ. Бул буйрук менен жүзөгө ашырылат Таблица катары форматтоо табулатура Home (Башкы бет — Таблица катары формат). Андан кийин пайда болгон өтмөктө Конструктор (Дизайн) талаада таблицаларга сыпаттоочу аттарды бериңиз Таблица аты кийинчерээк колдонуу үчүн:
Жалпысынан биз үч "акылдуу үстөл" алышыбыз керек:
Таблицалар кошумча тактоочу маалыматтарды камтышы мүмкүн экенин эске алыңыз. Ошентип, мисалы, биздин бааар бир продукттун категориясы (продукциянын тобу, таңгагы, салмагы ж.б.) жана таблица жөнүндө кошумча маалыматтарды камтыйт керектөөчү — шаар жана район (дареги, ИНН, банктык реквизиттер ж.б.) алардын ар бири.
стол сатуу ага аяктаган транзакцияларды киргизүү үчүн кийинчерээк биз тарабынан колдонулат.
Кадам 2. Маалыматтарды киргизүү формасын түзүңүз
Албетте, сиз түздөн-түз жашыл үстөлгө сатуу маалыматтарын киргизе аласыз сатуу, бирок бул дайыма эле ыңгайлуу боло бербейт жана "адам факторуна" байланыштуу каталардын жана каталардын пайда болушуна алып келет. Ошондуктан, бул сыяктуу нерсенин өзүнчө баракка маалыматтарды киргизүү үчүн атайын форманы түзүү жакшы болмок:
B3 уячасында жаңыртылган учурдагы дата-убакытты алуу үчүн функцияны колдонуңуз TDATA (АЗЫР). убакыт керек эмес болсо, анда ордуна TDATA функциясын колдонсо болот БҮГҮН (БҮГҮН).
В11 уячасында акылдуу таблицанын үчүнчү тилкесинде тандалган продуктунун баасын табыңыз баа функцияны колдонуу VPR (КӨРҮҮ). Эгер буга чейин жолукпасаңыз, анда алгач бул жерден видеону окуп, көрүңүз.
B7 уячасында бизге прейскуранттагы өнүмдөр менен ылдый түшүүчү тизме керек. Бул үчүн сиз буйрукту колдоно аласыз Маалыматтар - Маалыматтарды текшерүү (Маалымат — Валидация), чектөө катары белгилеңиз тизме (Тизме) анан талаага кириңиз булак (Source) тилкеге шилтеме ысым биздин акылдуу дасторкондон баа:
Ошо сыяктуу эле, кардарлар менен ылдый түшүүчү тизме түзүлөт, бирок булагы тарыраак болот:
=КЫЙЫР (“Кардарлар[Кардар]”)
милдети КЫЙЫР (ТУЗДУК) Бул учурда, Excel, тилекке каршы, Булак талаасындагы акылдуу таблицаларга түз шилтемелерди түшүнбөгөндүктөн, керек. Бирок ошол эле шилтеме функцияга "оролгон" КЫЙЫР ошол эле учурда, ал жарылуу менен иштейт (бул тууралуу көбүрөөк мазмуну менен ачылуучу тизмелерди түзүү жөнүндө макалада болгон).
Кадам 3. Сатуу киргизүү макросун кошуу
Форманы толтургандан кийин, ага киргизилген маалыматтарды таблицанын аягына кошуу керек сатуу. Жөнөкөй шилтемелерди колдонуу менен форманын астына кошула турган сызык түзөбүз:
Ошол. A20 уячасында =B3, В20 уячасында =B7 жана башкалар болот.
Эми түзүлгөн сапты көчүрүп, аны Сатуу таблицасына кошо турган 2 саптык элементардык макросту кошолу. Бул үчүн, комбинацияны басыңыз Alt + F11 же баскыч Visual Basic табулатура иштеп (Иштеп чыгуучу). Эгер бул өтмөк көрүнбөсө, анда аны адегенде жөндөөлөрдөн иштетиңиз Файл - Параметрлер - Тасма орнотуу (Файл — Параметрлер — Тасманы ыңгайлаштыруу). Ачылган Visual Basic редакторунун терезесинде меню аркылуу жаңы бош модулду киргизиңиз Кыстаруу – модуль жана ал жерге биздин макро кодду киргизиңиз:
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Range("A20:E20").Copy 'Маалымат линиясын формадан көчүрүү n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Катар 'таблицадагы акыркы катардын санын аныктайт. Сатуу иш баракчалары("Сатуулар").Уячалар(n + 1, 1). PasteSpecial Paste:=xlPasteValues' кийинки бош сапка чаптаңыз Worksheets("Киргизүү формасы").Range("B5,B7,B9"). ClearContents 'чек формасын тазалоо Эми биз ачылуучу тизмени колдонуп түзүлгөн макросту иштетүү үчүн формабызга баскычты кошо алабыз Кыстаруу табулатура иштеп (Иштеп чыгуучу — Кыстаруу — Баскыч):
Аны тарткандан кийин, чычкандын сол баскычын басып туруп, Excel сизден ага кайсы макрону дайындоону суранат - биздин макросту тандаңыз Add_Sell. Сиз баскычты оң баскыч менен чыкылдатып, буйрукту тандоо менен текстти өзгөртө аласыз Текстти өзгөртүү.
Эми, форманы толтургандан кийин, сиз жөн гана биздин баскычты бассаңыз болот, жана киргизилген маалыматтар автоматтык түрдө таблицага кошулат. сатуу, анан форма жаңы келишимге кирүү үчүн тазаланат.
4-кадам Таблицаларды бириктирүү
Отчетту түзүүдөн мурун, келгиле, таблицаларыбызды бириктирели, ошондо биз кийинчерээк сатууну аймак, кардар же категория боюнча тез эсептей алабыз. Excelдин эски версияларында бул бир нече функцияларды колдонууну талап кылат. VPR (КӨРҮҮ) таблицага бааларды, категорияларды, кардарларды, шаарларды ж.б. алмаштыруу үчүн сатуу. Бул бизден убакытты жана күч-аракетти талап кылат, ошондой эле көптөгөн Excel ресурстарын "жейт". Excel 2013 менен баштап, бардыгын үстөлдөрдүн ортосундагы мамилелерди орнотуу менен алда канча жөнөкөй ишке ашырууга болот.
Бул үчүн, өтмөктө маалыматтар (Дата) чыкылдатуу байланыш (Мамилелер). Пайда болгон терезеде баскычты чыкылдатыңыз түзүү (жаңы) жана ылдый түшүүчү тизмелерден таблицаларды жана мамычалардын аталыштарын тандаңыз, алар менен байланыштуу болушу керек:
Маанилүү жагдай: таблицалар ушул тартипте көрсөтүлүшү керек, башкача айтканда, байланышкан таблица (баа) ачкыч тилкесинде болбошу керек (ысым) таблицада көрсөтүлгөндөй, кайталанган продукция сатуу. Башкача айтканда, байланышкан таблица сиз маалыматтарды колдонуп издей турган таблица болушу керек VPRэгерде ал колдонулган болсо.
Албетте, үстөл окшош жол менен байланышкан сатуу стол менен керектөөчү жалпы тилке боюнча кардар:
Шилтемелерди орноткондон кийин, шилтемелерди башкаруу терезеси жабылышы мүмкүн; бул процедураны кайталоонун кереги жок.
Кадам 5. Биз корутундуну колдонуу менен отчетторду түзөбүз
Эми сатууну талдоо жана процесстин динамикасына көз салуу үчүн, мисалы, пивот таблицасын колдонуу менен кандайдыр бир отчетту түзөлү. Активдүү уячаны таблицага коюу сатуу жана лентадагы өтмөктү тандаңыз Кыстаруу – Пивот таблицасы (Киргизүү — Пивот таблицасы). Ачылган терезеде Excel бизден маалымат булагы жөнүндө сурайт (мисалы, таблица сатуу) жана отчетту жүктөө үчүн жер (жакшыраак жаңы баракта):
Маанилүү нерсе - бул кутучаны иштетүү керек Бул маалыматтарды маалымат моделине кошуңуз (Маалымат моделине маалымат кошуу) Терезенин ылдый жагында Excel биз отчетту учурдагы таблицага гана эмес, ошондой эле бардык мамилелерди колдонгубуз келет деп түшүнөт.
Кийин басуу боюнча OK терезенин оң жарымында панель пайда болот Пивот таблица талааларышилтемени басуу үчүн кайда бардыкучурдагыны гана эмес, китептеги бардык "акылдуу үстөлдөрдү" бир эле учурда көрүү үчүн. Андан кийин, классикалык пивот таблицадагыдай эле, сиз жөн гана тиешелүү таблицалардан бизге керектүү талааларды аймакка сүйрөсөңүз болот. чыпка, Саптар, Столбцов or баалары – жана Excel дароо баракта бизге керек болгон отчетту түзөт:
Пивот таблицаны маал-маалы менен жаңыртуу керек экенин унутпаңыз (булак маалыматы өзгөргөндө) аны оң баскыч менен чыкылдатып, буйрукту тандоо Жаңыртуу & Сактоо (Жаңылоо), анткени ал муну автоматтык түрдө жасай албайт.
Ошондой эле, корутундудагы каалаган уячаны тандап, баскычты басуу менен Пивот диаграммасы (Пивот диаграммасы) табулатура талдоо (Талдоо) or параметрлер (Параметрлер) анда эсептелген натыйжаларды тез элестете аласыз.
6-кадам. Басылмаларды толтуруңуз
Ар кандай маалымат базасынын дагы бир типтүү милдети ар кандай басылган бланктарды жана бланктарды (эсеп-фактураларды, эсеп-фактураларды, актыларды ж.б.) автоматтык түрдө толтуруу болуп саналат. Мен буга чейин муну жасоонун жолдорунун бири жөнүндө жазган. Бул жерде биз, мисалы, эсеп номери боюнча форманы толтурууну ишке ашырабыз:
Колдонуучу C2 уячасына номер киргизет деп болжолдонууда (таблицадагы катар номери). сатуу, чындыгында), андан кийин бизге керектүү маалыматтар мурунтан эле тааныш болгон функциянын жардамы менен тартылат VPR (КӨРҮҮ) жана өзгөчөлүктөр INDEX (ИНДЕКС).
- Маанилерди издөө жана издөө үчүн VLOOKUP функциясын кантип колдонсо болот
- VLOOKUP функциясын INDEX жана MATCH функциялары менен кантип алмаштыруу керек
- Таблицадагы маалыматтар менен формаларды жана формаларды автоматтык түрдө толтуруу
- Пивот таблицалары менен отчетторду түзүү