Excel программасында маалыматтарды топтоо жана ажыратуу. Сүрөт менен кадам-кадам көрсөтмө

Азыр маалымат доору. Адамдар күн сайын иштеп чыгууга тийиш болгон маалыматтардын көлөмү барган сайын өсүүдө. Бул жашоонун бардык мүмкүн болгон тармактарына, анын ичинде жумушка да тиешелүү. Азыр адам иш-аракетинин барган сайын көбүрөөк чөйрөлөрү бар, аларда чоң көлөмдөгү маалыматты тез иштетүү жөндөмүнө курч муктаждык бар.

Муну жасоого мүмкүндүк берген Excel функцияларынын бири бул топтоо. Чындыгында маалыматты структуралаштыруу бардык колдо болгон маалыматтар менен эмес, кичинекей бөлүктөр менен гана иштөөгө жардам берет. Эгерде сиз бир эле типтеги маалыматты бир блокко топтосоңуз, анда бул компьютерге да, адамдын өзүнө да жеңил болот. Маалыматтын структурасы талап кылынбаган аймак дээрлик жок:

1. Сатуу маалыматтарын иштетүү. Кампаларга ар кандай наркы, салмагы, жеткирүүчүсү, аталышы ж.б.у.с ар түрдүү товарлардын чоң партиялары дайыма келип турат. Маалыматтарды структуралаштыруу бул маалыматтын бардык массивинде чабыттоону жеңилдетет.
2. изилдөөлөр. Билим берүүнүн жана өз алдынча билим берүүнүн сапаты маалыматтын канчалык деңгээлде түзүлүшү менен тыгыз байланышта. Демек, эгерде бир типтеги маалыматтарды жанаша туура топтосоңуз, статистикага байланыштуу практикалык тапшырмаларды гана эмес, теориялык тапшырмаларды да аткаруу, үй тапшырмаларын уюштуруу ж.б.у.с. жеңил болот.
3. Бухгалтердик отчет. Бухгалтерлер ар биринин башка сандар менен байланышы бар сандар менен дайыма иш алып барышат. Бири-бирине айкалышкан көп сандагы uXNUMXbuXNUMX баалуулуктары жана башка түрдөгү маалымат менен иштөөнү ыңгайлуу кылуу үчүн, маалыматтарды топтоштурууну колдонуу абдан ыңгайлуу.

Ошондой эле, маалыматтарды топтоо функциясы эскирген маалыматты жашырууга мүмкүндүк берет. Келгиле, ал кантип иштээрин жана аны кантип колдонсоңуз болорун карап көрөлү.

Функциянын параметрлерин кантип коюу керек

Маалыматтарды топтоо менен иштөө үчүн адегенде аны конфигурациялашыңыз керек. Бул үчүн, "Маалымат" өтмөгүнө өтүп, ал жерден "Структура" опциясын табыңыз. Андан кийин, төмөнкү оң бурчтагы баскычты табышыңыз керек болгон калкыма панел пайда болот.

Андан кийин, терезе пайда болот, анда сиз тиешелүү белгилерди тандап, OK баскычын басышыңыз керек. Бул орнотуулар берилиштер кантип көрсөтүлөрүн көзөмөлдөйт.

маанилүү иш: иш жүзүндө, көп адамдар маалыматтардын астында жыйынтыктарды көрсөтүү үчүн, тескерисинче, ыңгайсыз деп эсептешет. Ошондуктан, бул кутучаны белгилөөсүз калтырсаңыз болот. Ошондой эле "Автоматтык стилдер" кутучасын белгилөө сунушталат.

Бул кадамдарды аткаргандан кийин, сиз дароо маалыматты топтой баштасаңыз болот.

Маалыматтарды саптар боюнча кантип топтоого болот

Эми иш жүзүндө катарларды топтоо үчүн эмне кылуу керек экенин аныктап көрөлү.

1. Биз топтогубуз келгендердин үстүндө же астында жаңы сап түзүңүз. Мунун баары мурунку этапта натыйжаларды көрсөтүүнүн кайсы ыкмасы тандалганына жараша болот.
2. Кийинки кадам - ​​кошулган саптын жогорку сол уячасында таблица аталышын түзүү. Бул белгилүү бир негизде жалпы болгон клеткалар бириктириле турган топтун аталышы болот.
3. Жаңы түзүлгөн саптын астындагы же анын үстүндөгү аймактагы бардык уячаларды тандаңыз (биринчи кадамда эмне кылганыбызга жараша). Андан кийин, биз маалымат өтмөгүнөн "Структура" баскычын издеп, ал жерден "Группа" опциясын табабыз. Калкыма панелдеги жебени же буйруктун атын эмес, сөлөкөтүн басуу маанилүү.

Эгерде сиз дагы эле ылдый жебени чыкылдатсаңыз, кошумча меню пайда болот, анда сиз топтоо функциясын тандай аласыз же структура түзө аласыз. Биз биринчи кезекте бул этапта топтоого кызыкдарбыз.

Андан кийин, биз топтоштуруу жүзөгө ашырылат негизги өзгөчөлүгүн тандап. Бул саптар же мамычалар болушу мүмкүн. Эгер сиз эч нерсени өзгөртпөсөңүз, демейки боюнча биринчи нерсе тандалат. Орнотуулар керектүү түрдө орнотулганына ынангандан кийин, биз OK баскычын басуу менен аракеттерибизди ырасташыбыз керек. Катар боюнча топтоп жаткандыктан, эч нерсени өзгөртүүнүн кереги жок, жөн гана эки жолу текшеришибиз керек.

маанилүү иш: эгерде объекттерди топтоого киришүүдөн мурун, сиз координаттар панелинен уячаны эмес, бүт мамычаларды же саптарды тандасаңыз, анда бул диалог терезеси пайда болбойт. Программа өз алдынча эмне кылуу керектигин аныктайт.

Сызыктардын топтолгондугун биз координаттар панелиндеги минус белгиси менен түшүнсөк болот. Бул бизге маалыматтар ачыкка чыкканын билдирет. Эми биз бул белгини чыкылдатуу менен же бир аз жогорураак 1 баскычын чыкылдатуу менен аларды жашыра алабыз (ал группалаштыруу даражасын көрсөтөт).

Биз сызыктар жашырылганын көрүп, минус белгиси плюска өзгөргөн. Керектүү линияны ачуу үчүн, аны бассаңыз болот, андан кийин программа аны өз алдынча жасайт. Бардык сызыктарды кеңейтүү керек болсо, анда бул учурда координаттар панелинин үстүндө жайгашкан "2" баскычын басышыңыз керек.

Мамычаларды кантип топтоого болот

Мамычаларды топтоо үчүн аракеттердин алгоритми болжол менен бирдей:

1. Орнотууларда кандай параметрлерди тандаганыбызга жараша, биз топтоштурула турган аймактын сол же оң жагына жаңы тилке киргизишибиз керек.
2. Биз пайда болгон тилкенин эң жогорку уячасына топтун атын жазабыз.
3. Биз топтошубуз керек болгон бардык мамычаларды тандайбыз (биринчи этапта кошконун гана калтырабыз), андан кийин жогоруда сүрөттөлгөн алгоритм сыяктуу эле "Топтоо" баскычын чыкылдатыңыз.
4. Эми биз кичинекей терезедеги "Мамычалар" пунктун басып, "ОК" баскычын чыкылдатышыбыз керек.
5. Жакшы ийгилик.

Эскертүү. Катарларды топтоштургандай эле, горизонталдык координат тилкесинде бардык мамычаларды тандасак, кичинекей диалог кутучасын албайбыз.

Кантип көп деңгээлдүү топтоого болот

Excel - бул функционалдык программа, бирок анын мүмкүнчүлүктөрү жогорудагы мисалдарда сүрөттөлгөндөй, бир деңгээлдеги топтоо менен бүтпөйт. Клеткаларды бир нече деңгээлде топтоого мүмкүнчүлүгү да бар. Бул төмөнкү жол менен жүзөгө ашырылат:

1. Баштоо үчүн, негизги топ жогоруда сүрөттөлгөн тартипте түзүлөт. Андан кийин ага подгруппалар кошулат.
2. Андан кийин негизги топтун ачылганын текшеребиз. Анда биз жогоруда айтылган аракеттерди да аткарабыз. Конкреттүү кадамдар адам саптар же мамычалар менен иштеп жатканына жараша болот.
3. Натыйжада бир нече деңгээлдеги топтор түзүлүшү мүмкүн.

Берилиштер тобун ачуу боюнча нускамалар

Мурда түзүлгөн топтун же подгруппанын кереги жок болгондо кырдаал келип чыгышы мүмкүн. Бул үчүн өзүнчө функция бар - "Топтон чыгаруу". Аны ишке ашыруу үчүн төмөнкү кадамдарды жасоо керек:

1. Топтун бир бөлүгү болгон элементтерди тандаңыз.
2. "Маалымат" кошумча барагын ачыңыз.
3. Биз ал жерден "Структура" тобун табабыз, аны төмөнкү жебе менен ачыңыз.
4. Ал жерде, "Топтон чыгаруу" баскычын чыкылдатыңыз. Жазууну эмес, иконканы басуу абдан маанилүү.

Андан кийин, биз эмнени чечүүнү каалайбыз. Биз буга чейин топтогон нерселерге жараша ылайыктуу нерсени тандайбыз. Аракет аяктагандан кийин, OK баскычын басыңыз.

Көнүл бургула! Эгерде буга чейин көп баскычтуу топ түзүлсө же бир нече түрдүү топтор түзүлсө, анда аларды өзүнчө реформалоо керек.

Мына ушундай натыйжаны биз да алабыз.

Бул уячаларды топтоонун жалпы алгоритми, бирок ар кандай бизнестегидей эле көптөгөн нюанстар бар. Келгиле, аларды кененирээк карап көрөлү.

Барактарды кантип ажыратса болот

Мезгил-мезгили менен барактардын тобун ачуу керек болушу мүмкүн. Бул үчүн, сиз төмөнкү аракеттердин ырааттуулугун аткарышыңыз керек:

1. Баштоо үчүн, биз топтоштурулган барактарды табабыз. Эгерде барактар ​​алдын ала топтоштурулган болсо, алар бирдей түстө көрсөтүлөт же аталышы кара түстө болот.
2. Андан кийин, сиз топтун барактарынын бирин оң баскыч менен чыкылдатып, контексттик менюдагы "Барактарды топтоо" баскычын чыкылдатыңыз. Эми алар топтордон ажыратылат жана бардык өзгөртүүлөр аларга башкалардан көз карандысыз түрдө киргизилет.

Барактардын тобун ачуунун дагы бир жолу - Shift баскычын колдонуу жана андан кийин топту чечүүнү каалаган топтун активдүү баракты чыкылдатуу. Башкача айтканда, сиз топко чыгаруу талап кылынган топту аныктап, андан кийин өтмөктөрдүн бирин басып, андан кийин Shift баскычын басып туруп, аны басыңыз.

Өзгөртүүлөр киргизилгенден кийин, сиз азыр барактардын айрымдарын топтосоңуз болот. Бул үчүн, Ctrl же Cmd баскычын басыңыз (биринчиси Windows менен иштеген компьютерлер үчүн, экинчиси Apple технологиясы үчүн) жана баскычты кармап туруп, топко бириктиргиңиз келген барактарды кезектешип чыкылдатыңыз. Андан кийин, программа колдонуучу үчүн баарын жасайт.

Кол менен топтоштурулган маалыматтарды кантип чечсе болот

Клеткаларды группадан чыгаруудан мурун, адегенде алардын кантип топтолгондугун түшүнүшүңүз керек: кол менен же автоматтык түрдө. Кол менен топтоо жогоруда айтылган ыкма катары каралат. Топтордун автоматтык түрдө жаралышы, алар белгилүү бир функцияларды колдонуу менен түзүлөт. Мисалы, кошумча суммаларды чыгаргандан кийин. Бул мүмкүнчүлүк колдонулгандыгын "Аралык натыйжалар" сабынан түшүнүүгө болот.

Эгерде маалыматтар бир эле аталыштагы функция аркылуу топтолгон болсо Excel, анда аны жоюу учун топтун жайгаштырылышына ынануу керек. Эгерде жок болсо, анда сол жактагы каптал тилкесиндеги + баскычын басышыңыз керек. топ жайгаштырылган экенин, биз баскычы менен соттой алабыз - ошол эле жерде. Топту кеңейткенде, биз жашыруун катарларды да, топторду да көрө баштайбыз. Андан кийин, баскычтопту же чычкандын сол баскычын колдонуп, топтун бардык уячаларын тандап, андан кийин - жогоруда сүрөттөлгөн алгоритм боюнча.

Кол менен топтоштурулган уячаларды ачуунун дагы бир жолу бар экенин аз адамдар билет - ысык баскычтарды колдонуу.

Бул үчүн, алгач топтоштурулган тилкелерди тандап, андан кийин Alt + Shift + Сол жебе баскычтарын басыңыз. Эгер иш Mac OS астында башкарылган компьютерде жүргүзүлсө, анда Command + Shift + J баскычтарын колдонушуңуз керек.

Автоматтык түрдө топтоштурулган маалыматтардын тобун кантип чечсе болот

Эгерде мурунку абзацта жүргүзүлгөн текшерүүнүн натыйжасында маалыматтар автоматтык түрдө топтолгондугу аныкталса, анда баары бир аз татаалыраак, анткени бул учурда стандарттуу топко чыгаруу функциясы иштебейт. Иш-аракеттер маалыматтарды топтоо так аткарылган көз каранды. Эгерде бул "Суббордуктар" функциясы болсо, анда аракеттердин ырааттуулугу төмөнкүдөй:

1. Биз ошол эле өтмөктү негизги панелдеги маалыматтар менен ачабыз (же лента, ал көп учурда деп аталат).
2. Биз "Аралык суммалар" баскычын чыкылдаткандан кийин (экинчи кадам катары эмне кылышыбыз керек), бизде терезе пайда болот. Баскычтын өзү ошол эле бөлүмдө жайгашкан - Структура. Андан кийин, терезе пайда болот, анда биз "Баарын жок кылуу" баскычын басышыбыз керек. Аны терезенин ылдыйкы сол бурчунда же башка жерден тапса болот (Office версиясына жана белгилүү бир электрондук жадыбал программасына жараша).

Көнүл бургула! Бул ыкма топту гана эмес, кошумча суммаларды да жок кылат. Ошондуктан, аларды сактап калуу керек болсо, анда топтун элементтерин башка баракка көчүрүп, аларды топтоштурулган элементтер катары колдонуу жакшы.

Берилиштерди топтоо же бөлүп чыгаруу үчүн таблица менен бардык операциялар үчүн күчтүү сунуш. Муну жасоодон мурун, сиз оригиналдуу таблицанын көчүрмөсүн жасашыңыз керек. Бул учурда, бир нерсе планга ылайык келбесе, документтин баштапкы көрүнүшүн калыбына келтире аласыз.

Ошентип, Excel маалыматтарды структуралаштыруу үчүн абдан кеңири функцияга ээ. Албетте, ал адам үчүн бардыгын жасай албайт, бирок структураланган маалыматтар менен иштөөнү ыңгайлуураак уюштурууга мүмкүндүк берет. Калганын адам өзү жасашы керек. Бирок, бул сандык жана тексттик маалыматтын эбегейсиз көлөмү менен иштөөгө туура келгендер үчүн абдан пайдалуу боло турган абдан функционалдуу курал.